Ricoh: Mehr Sicherheit durch Investition in Dokumentenprozesse

Investitionen in die Verbesserung von Dokumentenprozessen senken Risiken für Unternehmen

Ricoh empfiehlt Unternehmen, gezielt in die Optimierung von mangelhaften dokumentengesteuerten Prozessen zu investieren - denn diese stehen in direktem Zusammenhang mit Unternehmensrisiken. ...

Ricoh empfiehlt Unternehmen, gezielt in die Optimierung von mangelhaften dokumentengesteuerten Prozessen zu investieren - denn diese stehen in direktem Zusammenhang mit Unternehmensrisiken. Dieser Hinweis stammt aus dem von Ricoh gesponserten IDC White Paper "It"s Worse Than You Think: Poor Document Processes Lead to Significant Business Risk". Das White Paper zeigt, dass Unternehmen immer weniger Geld in die Verbesserung von dokumentengesteuerten Geschäftsprozessen investieren, die entwickelt wurden, um Risiken zu verringern. Solche Prozesse umfassen beispielsweise die Bereiche Kontinuitäts- und Risikobewertung, Monitoring und Controlling sowie Compliance- und Auditverfahren. Ricoh rät Unternehmen, mehr Zeit darauf zu verwenden, diese Prozesse zu verstehen und zu verbessern. Die Untersuchungen haben weiterhin ergeben, dass das Verdrängen von Papier aus Prozessen nicht unbedingt die Effektivität verbessert und dass Unternehmen zu stark von Mitarbeitern abhängig sind, um entscheidende Prozesse umzugestalten.

"Je mangelhafter Prozesse sind, desto weniger investieren Unternehmen in ihre Verbesserung", heißt es in dem IDC White Paper, das von Ricoh gesponsert wurde. "Obwohl teilweise in Risikominimierung und Verbesserung ineffektiver Prozesse investiert wird, fallen diese Investitionen vergleichsweise geringer aus als bei anderen Prozessen. Diese Prozesse sollten jedoch wesentlich mehr Aufmerksamkeit erhalten, [um Auswirkungen auf die Sicherheit des Unternehmens zu minimieren]."

Die gute Nachricht: Über die Hälfte der Befragten gab an, die Verbesserung dokumentenbasierter Prozesse, die Compliance und Risikominderung bzw. das Risikomanagement regeln, brächte Vorteile hinsichtlich Aufsicht und Kontrolle, der Compliance-Risiken, der Informationssicherheitsrisiken und des Kontinuitätsrisikos des Unternehmens. Ricohs Ansatz zur Verbesserung dieser dokumentengesteuerten Prozesse umfasst die Definition des gewünschten Zustands und die Erstellung eines Plans, der wichtige Messgrößen und Leistungsindikatoren enthält. Außerdem beinhaltet das Lösungsangebot von Ricoh die Entwicklung einer neuen Informationsinfrastruktur, die an die Unternehmensziele und die Erwartungen der Kunden angepasst ist sowie eine Kampagne (Change Management), die den Nutzern, die neuen Prozesse näherbringen soll.

"Es ist äußerst wichtig, dass Unternehmen einen ganzheitlichen Ansatz wählen, um ihre Informationsinfrastruktur zu verstehen, um zu erkennen, wo Verbesserungen erforderlich sind und um mit einem erfahrenen Partner zusammenzuarbeiten, der sie dabei unterstützt, ihre Prozesse effizienter zu gestalten," sagt Sergio Kato, stellvertretender Geschäftsführer, Global Marketing Group/Services Business Center von Ricoh. "Aber im Fall von Prozessen, die theoretisch dazu entwickelt wurden, Risiken zu minimieren, wie beispielsweise bei Compliance- und Audit-Prozessen oder Prozessen zur Unternehmenskontinuität, ist es für Unternehmen noch wichtiger, kontinuierlich Verbesserungen zu überwachen, auszuwerten und in diese zu investieren. Die Studie zeigt, dass dies häufig nicht der Fall ist. Wir weisen Unternehmen daher deutlich darauf hin, dass sie sich diesen dringenden Anliegen widmen sollten, bevor noch größere Risiken für das Unternehmen entstehen."

Ricoh bietet seine Leistungen weltweit an und weiß daher, dass Unternehmen häufig erfahren müssen, dass ineffiziente und ineffektive Prozesse sie einem erheblichen finanziellen Risiko aussetzen. Die Studie hat 23 dokumentengesteuerte Prozesse untersucht, die in Unternehmen vorkommen. Drei der vier Prozesse, die in der Studie als äußerst ineffizient angegeben wurden, sind Unternehmenskontinuität und Risikobewertung, Unternehmensüberwachung und Kontrollen sowie Compliance- und Auditverfahren - es handelt sich bei allen um Prozesse aus dem Bereich Risikomanagement.

Die Studie (http://thoughtleadership.ricoh-europe.com/de) entstand als Teil von Ricohs Document Process Imperative (http://mds.ricoh.com/thoughtleadership), die Anfang des Jahres von Ricoh Company, Ltd. präsentiert wurde. Ziel ist es, Unternehmen dabei zu helfen das Informationsmanagement in allen Branchen schneller und effizienter zu verbessern.

Weitere Studien-Ergebnisse

Die Untersuchung zeigt ebenfalls auf, dass Automation nicht immer mit Effizienz gleichzusetzen ist: Ein hoher Prozentsatz an Unternehmensprozessen (30 bis 40 Prozent) bleibt weiterhin papiergesteuert und viele Prozesse wechseln zwischen papierbasierten und elektronischen Arbeitsabläufen. "Die ineffektivsten Prozesse [in der Studie] basieren am wenigsten auf gedruckten Dokumenten. Hiermit wird der Mythos beseitigt, dass das einfache Digitalisieren von papierbasierten Prozessen für mehr Effizienz sorgt. Die Effektivität eines Prozesses hängt vielmehr von einer tiefgreifenderen Analyse der Arbeitsabläufe und der Merkmale des Prozesses selbst ab."*

Ein weiteres Ergebnis: Unternehmen verlassen sich zu sehr auf die eigenen Mitarbeiter bei der Umgestaltung von Prozessen, genauso vertrauen sie zu sehr auf Technologien. "Für eine Prozessreorganisation ist gründliches Fachwissen und eine Sicht von außen erforderlich, wohingegen ein einfaches Hinzufügen von Hardware in einen ineffektiven Prozess dazu führen kann, dass dadurch "Ineffektivität erhalten bleibt"", heißt es im Whitepaper zur Studie (http://ricoh.emailsrvc.net/track/dl/851/IDC_WP_Ricoh_6352_June-14-12.pdf).

Ricoh zufolge kann die Auswahl des richtigen Partners, der über umfassende Erfahrungen bei der Reorganisation von Unternehmensprozessen verfügt, dazu beitragen, eine breitere und praxisbezogene Perspektive zu erhalten. Der Aufwand und die Kosten, die mit der Reduzierung von Risiken in Unternehmen verbunden sind, können so ebenfalls gesenkt werden. Ein solcher Partner kann im Rahmen der Zusammenarbeit sicherstellen, dass die getätigten Investitionen wirklich zu optimierten Unternehmensprozessen führen, d.h. dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit im richtigen Format für die richtigen Personen in einem Unternehmen verfügbar sind.

"Die Untersuchung zeigt eindeutig, dass mehr als Intuition erforderlich ist, um wichtige dokumentenbasierte Prozesse zu verbessern", so Kato. "Die Risiken sind nicht offensichtlich, und die Lösungen verlangen in der Regel eine umfassendere Analyse als vermutet. Glücklicherweise gibt es bewährte Lösungen für dokumentenbasierte Prozesse, die mit dieser neuen Untersuchung übereinstimmen. Unser Managed Document Services (MDS)-Ansatz nutzt solche Lösungen, um bedeutende Ergebnisse für Ricoh-Kunden auf der ganzen Welt zu gewährleisten."

Der MDS-Ansatz von Ricoh ist eine Weiterentwicklung von reinen Managed Print Services (MPS) und befasst sich mit den drei grundlegenden Funktionen, die sich auf das gesamte Dokumentenmanagement-Ökosystem beziehen: Input, Processing und Output. Die MDS von Ricoh haben das Ziel, Kernprozesse im Unternehmen zu straffen: Mit Fokus auf Prozessen, Personen, Technologien und Innovationen werden diese kontinuierlich optimiert. Durch einen flexiblen, auf Partnerschaft beruhenden Ansatz unterstützt Ricoh Unternehmen dabei, Informationen besser zu verwalten und zu verwerten, um bessere Unternehmensergebnisse zu erzielen. Ricoh wird aktuell sowohl von IDC als auch von Gartner als führend in der Branche angesehen.

Weitere Informationen zur gesamten Produktpalette von Ricoh, zu Leistungen und Lösungen erhalten Sie unter www.ricoh-europe.com.

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* Von Ricoh in Auftrag gegebenes IDC White Paper, "It's Worse than You Think: Poor Document Processes Lead to Significant Business Risk", Dok. Nr. 6352, Juni 2012


Über die "Document Process Imperative"
Die "Document Process Imperative" von Ricoh ist eine Initiative, die Kenntnisse über neue Dokumentenprozesse vermittelt, die Unternehmen helfen, ihr kollektives Wissen wirksam einzusetzen. Diese Initiative wird Forschungsprojekte finanzieren und Ressourcen - wie die auf dieser Website - zur Verfügung stellen, die Ricohs Fachwissen im Bereich Dokumentenprozesse mit dem Know-how von Visionären der Branche sowie der Kompetenz von Ricohs Partnern und Kunden zusammenführen.

| Über Ricoh |
Ricoh ist ein globales Technologieunternehmen, das sich auf Bürokommunikation, Produktionsdruck, Dokumentenmanagement und IT Services spezialisiert hat. Die Ricoh-Gruppe mit Hauptsitz in Tokio operiert in über 200 Ländern und Regionen. Im Geschäftsjahr 2012 (Stand: März 2012) erzielte die Ricoh-Gruppe weltweit einen Umsatz von 1.903 Mrd. Yen (rund 23 Mrd. US-Dollar).
Den Großteil des Umsatzes erzielt das Unternehmen mit Produkten, Lösungen und Dienstleistungen, die das Zusammenspiel von Mensch und Information verbessern. Darüber hinaus stellt Ricoh preisgekrönte Digitalkameras und spezielle Industrieprodukte her. Ricoh ist bekannt für die Qualität seiner Technologie, seinen einzigartigen Kundenservice und sein Engagement für Nachhaltigkeit und Umweltschutz.
Unter dem Slogan imagine. change. hilft Ricoh Unternehmen dabei, ihre Arbeitsweise zu verändern und sich die kollektive Vorstellungskraft ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu Nutze zu machen.

Weitere Informationen finden Sie auf:
www.ricoh.de