Service-Einsätze verwalten mit ExsoForm - DMS-Expo 2012

Auf der DMS-Expo 2012 (23.-25.10.2012 in Stuttgart) präsentiert der Düsseldorfer Softwarehersteller EXSO. business solutions GmbH verschiedene Anwendungen für Service- und Montage-Einsätze, die mit seiner Unternehmens-Lösung ExsoForm® entwickelt wurden. Die Anwender kommen dabei aus verschiedensten Branchen des Sondermaschinenbaus, aus klassischen Service-Unternehmen und der IT-Branche.

Auf der DMS-Expo 2012 zeigt EXSO. die Erfassung von Montageberichten, die Übergabe an eine ERP-Lösung (als Beispiel die ERP-Lösung eEvolution) sowie an ein CRM-System (als Beispiel Microsoft CRM) in Halle 5 auf dem Stand 5A35.
Die Erfassung von Service- und Montagetätigkeiten im Außendienst ist in vielen Unternehmen noch nicht optimal gelöst. Zum einen entsteht unnötiger Aufwand durch Doppelerfassungen, die zudem noch Fehler provozieren. Zum anderen ist die Einbeziehung des Kunden häufig schwierig – im Zweifel druckt man doch wieder einen Papierbeleg aus oder verzichtet auf die Unterschrift des Kunden.

Viele Branchenlösungen im Service-Bereich bieten entsprechende Funktionalitäten an, sind aber wiederum auf bestimmte Prozesse beschränkt: häufig fungiert der Techniker auch als Wegbereiter für den Vertrieb und erhält vom Kunden Informationen oder Fragestellungen, aus denen Aufträge resultieren sollten. Diese Informationen gehen im Service-Prozess jedoch häufig wieder verloren.
Die Idee, eine einfache aber flexible und vor allem gut integrierbare Standardsoftware zu verwenden, in die man verschiedene Prozesse integrieren kann und die verschiedene Zielsysteme – beispielsweise ein ERP-System und ein CRM-System – adressieren kann, liegt daher nahe und wird von immer mehr Unternehmen umgesetzt.
ExsoForm® ist eine solche Lösung und eignet sich zur Abbildung vielfältigster Geschäftsprozesse im Innen- und Außendienst. Die Idee ist dabei recht simpel: ExsoForm® bildet herkömmliche Belege in elektronischer Form als ausfüllbares Formular ab und speist sie in einen frei definierbaren Workflow ein. Da die Daten in Dateiform vorliegen können sie per eMail, Dateiaustausch und natürlich über die ExsoForm-WebServices zwischen Notebook und Unternehmens-Netzwerk, zwischen Filiale und Zentrale oder auch zwischen Kunde und Lieferant ausgetauscht werden.
Da alle Daten im XML-Format vorliegen, können sie von vielen ERP-Systemen direkt weiter verarbeitet werden. Ansonsten bietet der ExsoFlow-Integrationsserver weitere Möglichkeiten: die ExsoForm-Formulardaten können entweder per SQL-Befehl in Datenbank-Strukturen übernommen werden oder es wird ein Java-PlugIn verwendet, das noch weitergehende Funktionalitäten abbilden kann.
Über die integrierte Dokumenten-Datenbank können die Vorgänge archiviert und abgefragt werden. Wer bereits ein Dokumenten-Management-System einsetzt kann ExsoForm einfach daran anschließen und die Vorgänge auch dort archivieren.
ExsoForm ist seit 2011 auf dem Markt und gehörte sofort nach Erscheinen zu den Nominierten für den Mittelstands-Innovationspreis 2011. Der Hersteller baut seitdem ein bundesweites Partner-Netzwerk auf und realisierte diverse Projekte unter Anbindung verschiedenster ERP-, CRM- und Finance-Systeme.

Die EXSO. business solutions GmbH in Düsseldorf entwickelt und vertreibt Software in den BereichenERP und Finance. Ursprünglich als Consulting- und Vertriebspartner für Fremdhersteller entwickelt man seit 2010 mit ExsoForm/ExsoFlow eine eigene Lösung zur Abbildung von Geschäftsprozessen mit online/offline-Erfassung und Workflow.